Mailsignatur sikrer, at mails fra virksomheden altid præsenteres ensartet – med samme layout og opdateret indhold af autosignaturen.
Når der afsendes mails gennem Outlook, hentes oplysninger om medarbejderens navn, stilling, adresse, telefonnummer osv. fra Active Directory - Windows' brugerdatabase. Oplysningerne formateres efter en foruddefineret skabelon. Skabelonen kan også indeholde billeder, f.eks. virksomhedens logo.